1. Письмовими доказами є документи (у тому числі електронні документи), акти, листи, телеграми, будь-які інші письмові записи, що містять в собі відомості про обставини, які мають значення для справи.

2. Особа, яка заявляє клопотання перед судом про витребування від інших осіб письмових доказів, повинна зазначити: який письмовий доказ вимагається, орган чи особу, у яких він знаходиться, та обставини, які може підтвердити цей доказ.

3. Письмові докази, які витребовує суд, надсилаються безпосередньо до адміністративного суду. Суд може також уповноважити заінтересовану сторону або іншу особу, яка бере участь у справі, одержати письмовий доказ для надання його суду.

4. Оригінали письмових доказів, що є у справі, повертаються судом після їх дослідження, якщо це можливо без шкоди для розгляду справи, або після набрання законної сили судовим рішенням у справі за клопотанням осіб, які їх надали. У справі залишається засвідчена суддею копія письмового доказу.

Коментар:

Предмет регулювання та цілі статті

1. Стаття встановлює можливість використання як засобу доказування в адміністративній справі письмових доказів, зокрема й електронних документів, а також порядок їх витребування судом та повернення. Письмові докази, поряд із поясненнями осіб, які беруть участь у справі, є найпоширенішими засобами доказування в адміністративних справах.

Поняття письмового доказу

2. Письмовими доказами відповідно до коментованої статті є:

1) будь-які документи (в тому числі електронні документи);

2) акти;

3) листи (службового або особистого характеру), які мають значення для справи;

4) телеграми;

5) будь-які інші письмові записи.

Доказом можуть бути лише ті письмові записи, що містять відомості про обставини, які мають значення для справи, тобто входять до предмета доказування (див. коментар до статті 70 КАСУ).

3. Документ - це діловий папір, що виданий за підписом уповноваженої особи (осіб), має визначені реквізити і викладений у письмовій формі. Зазвичай документ підтверджує певний юридичний факт чи право особи. Документом є також офіційне посвідчення особи (паспорт, посвідчення тощо).

Різновидом документів є електронні документи. Стаття 5 Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" від 22 травня 2003 року встановлює, що електронний документ - це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Документами, а отже, письмовими доказами слід вважати і протоколи про вчинення окремих процесуальних дій, у тому числі протоколи допиту свідка в порядку забезпечення доказів чи судового доручення.

4. Акт - це діловий папір, складений уповноваженою на це особою (особами), у якому зафіксовано вчинення певної дії (дій) та її (їх) результати. Як письмові докази можуть використовуватись акт ревізії, акт перевірки, акт приймання-передачі тощо. Акт правильно розглядати як різновид документа.

5. Лист - будь-яке повідомлення однієї особи, адресоване іншій особі, передане поштою, кур'єром, факсом, електронною поштою тощо.

У вужчому значенні лист - це поштове відправлення з вкладенням письмового повідомлення або документа, розміри і масу якого встановлено Правилами надання послуг поштового зв'язку, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 17 серпня 2002 року N 1155.

6. Телеграма - повідомлення, передане засобами телеграфного зв'язку. Види телеграм, вимоги до оформлення, класифікація та інші питання щодо пересилання телеграм визначаються Правилами надання та отримання телекомунікаційних послуг, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 9 серпня 2005 року N 720.

7. Вказівка на будь-які інші письмові записи у визначенні письмових доказів означає, що перелік різновидів письмових доказів є невичерпним і не може тлумачитися звужено. Письмовим доказом можуть бути визнані будь-які записи, які містять інформацію про обставини у справі у вигляді літер, чисел чи інших знаків, схем тощо.

Витребування письмового доказу

8. Витребування судом письмового доказу може відбуватися як за ініціативою особи, яка бере участь у справі (сторони, третьої особи, їх представника), так і з ініціативи суду. Витребування письмового доказу в порядку забезпечення доказів може бути ініційоване також заінтересованою особою - зазвичай потенційним позивачем (детальніше див. частину другу статті 73 КАСУ і коментар до ст. 73 КАСУ).

9. Особа, яка самостійно не може отримати письмового доказу, заявляє перед судом клопотання про його витребування від іншої особи. Клопотання подається у письмовій формі або ж оголошується в усній формі - під час судового засідання.

Відповідно до частини другої коментованої статті особа, яка заявляє клопотання перед судом про витребування від інших осіб письмових доказів, повинна зазначити:

1) який письмовий доказ вимагається;

2) орган чи особу, у яких він знаходиться;

3) обставини, які може підтвердити цей доказ.

Письмовий доказ, який необхідно витребувати, повинен бути визначений настільки, щоб його можна було ідентифікувати. Особа, яка клопоче про витребування письмового доказу, має вказати відомі їй реквізити, які дадуть можливість його відшукати.

У клопотанні слід зазначити обставини, що можуть бути підтверджені доказом, якого необхідно витребувати. Ці обставини повинні входити до предмету доказування у справі, інакше суд може відмовити у задоволенні клопотання про витребування доказу.

Якщо клопотання про витребування письмового доказу подається у формі заяви, то у ній, крім зазначених елементів змісту заяви, слід зазначити реквізити адміністративної справи - це може бути номер справи та/або предмет позову і сторони, найменування адміністративного суду, до якого подається заява, ім'я фізичної особи чи найменування юридичної особи (органу), яка подає заяву, її поштова адреса, а також номер засобу зв'язку, адреса електронної пошти, якщо такі є. Заява підписується особою, від імені якої вона подається, або її представником із зазначенням дати підписання.

10. Рішення про витребування письмового доказу суд оформлює ухвалою, яка надсилається суб'єкту, у якого знаходиться доказ, і не може бути оскаржена окремо від кінцевого судового рішення у справі. Суд в ухвалі може також уповноважити заінтересовану сторону або іншу особу, яка бере участь у справі, самостійно одержати письмовий доказ для надання його суду (частина третя коментованої статті).

Практика окремих судів витребовувати письмові докази вимогою чи листом за підписом судді не відповідає КАСУ, оскільки таких процесуальних документів ним не передбачено.

11. За частиною третьою коментованої статті орган чи особа, у яких знаходиться письмовий доказ, витребуваний судом, надсилають його поштою чи в інший спосіб передають безпосередньо до адміністративного суду. Якщо певна особа уповноважена ухвалою суду одержати цей письмовий доказ самостійно, то орган чи особа, у яких знаходиться доказ, повинні передати його уповноваженій особі.

12. Невиконання ухвали про витребування письмового доказу може мати наслідком застосування такого заходу процесуального примусу, як тимчасове вилучення доказу для дослідження судом (стаття 271 КАСУ).

Дослідження письмового доказу

13. Загальний порядок дослідження доказів у судовому засіданні визначений у статті 143 КАСУ, а порядок оголошення і дослідження змісту особистих паперів, листів, записів телефонних розмов, телеграм та інших видів кореспонденції встановлено статтею 144 Кодексу.

Письмові докази, які не можна доставити до суду, оглядаються судом за їхнім місцезнаходженням за правилами статті 147 КАСУ. У цьому випадку під час судового розгляду предметом дослідження будуть протокол огляду доказів на місці і додатки до нього (копія письмового доказу, фотографії, відеозапис тощо).

Повернення письмового доказу

14. Оригінал письмового доказу, що є у справі, суд за клопотанням органу чи особи, які його надали, повинен повернути після дослідження цього доказу, якщо повернення можливе без шкоди для розгляду справи. Якщо суд вважає, що у разі повернення оригіналу письмового доказу його може бути знищено чи втрачено, то за клопотанням органу чи особи, які його надали, суд повертає оригінал лише після набрання законної сили судовим рішенням у справі (про набрання рішенням законної сили - див. статтю 254 КАСУ). Але в будь-якому разі після повернення оригіналу у справі залишається засвідчена суддею копія письмового доказу.