Мы ВКонтакте

Стаття 48. Трудові книжки

Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад п'ять днів. Трудові книжки ведуться також на позаштатних працівників при умові, якщо вони підлягають загальнообов'язковому державному соціальному страхуванню.

Працівникам, що стають на роботу вперше, трудова книжка оформляється не пізніше п'яти днів після прийняття на роботу.

До трудової книжки заносяться відомості про роботу, заохочення та нагороди за успіхи в роботі на підприємстві, в установі, організації; відомості про стягнення до неї не заносяться.

Порядок ведення трудових книжок визначається Кабінетом Міністрів України.

Коментар:

1. Трудова книжка як основний документ про трудову діяльність працівника дає можливість власникові при прийнятті на роботу судити про досвід роботи працівника для того, щоб вирішити питання про прийняття його на роботу або обґрунтовано відмовити в цьому. Інша важлива функція трудової книжки полягає в тому, що вона є основним документом, який підтверджує стаж роботи (ст. 62 Закону "Про пенсійне забезпечення").

2. Найважливіші питання, що стосуються ведення трудових книжок, визначаються постановою Кабінету Міністрів України "Про трудові книжки працівників". Детальніше порядок ведення трудових книжок визначається Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників (далі в межах коментаря до ст. 48 КЗпП - Інструкція).

3. Зразок трудової книжки затверджений названою вище постановою Кабінету Міністрів України. Трудові книжки ведуться українською та російською мовами. Для записів українською мовою відведений перший розділ (з першої по тридцять першу сторінку), російською - розділ другий (з тридцять першої по шістдесят третю сторінку).

Якщо в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, її доповнюють вкладишем. Вкладиш вшивається до трудової книжки і заповнюється у такому ж порядку, що і трудова книжка. Видача вкладиша підтверджується штампом "Виданий вкладиш" розміром 10 х 25, що ставиться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Тут же робиться запис про серію і номер вкладиша. Вкладиш без трудової книжки недійсний. Вкладиш видається нового зразка (затверджений постановою Кабінету Міністрів України "Про трудові книжки працівників"), хоча б ним доповнювалася трудова книжка зразка 1974 чи 1938 років.

4. Функції виконання заявок на виготовлення бланків трудових книжок і забезпечення ними підприємств, установ, організацій усіх форм власності покладені на Державну акціонерну компанію "Укрресурси". Власник або уповноважений ним орган зобов'язані придбавати і мати бланки трудових книжок (вкладиші до них) у кількості, достатній для забезпечення ними всіх працівників, на яких власник зобов'язаний вести трудові книжки.

5. Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний забезпечити ведення на підприємстві, в установі, організації Книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них. Форма цієї книги затверджена наказом Міністерства статистики України.

Книгу обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них веде бухгалтерія підприємства. До Книги вносяться відомості про одержання та використання бланків трудових книжок і бланків вкладишів до них із зазначенням серії та номера кожного бланка. Бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності та видаються за заявкою у підзвіт працівникові, відповідальному за ведення трудових книжок. Цей працівник щомісяця подає в бухгалтерію звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них, а також про суми, одержані від працівників при заповненні трудових книжок і вкладишів до них з доданням прибуткових ордерів каси підприємства. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладишів до них складається акт за встановленою формою.

6. На працівників покладається обов'язок подати при укладенні трудового договору належне оформлену трудову книжку (частина друга ст. 24 КЗпП). Особи, які вперше стають до роботи і не мають трудової книжки пред'являють паспорт і диплом або інший документ про освіту. Військовослужбовці, звільнені зі служби, пред'являють військовий квиток. Звільнені з місць позбавлення волі зобов'язані подати довідку про звільнення.

7. На власника покладається обов'язок видачі, зберігання і ведення трудових книжок (п. 4 постанови Кабінету Міністрів "Про трудові книжки працівників").

8. Трудові книжки ведуться на всіх працівників, у тому числі на: 1) осіб, які уклали трудові договори тривалістю понад п'ять днів з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності та організаційно-правової форми; 2) осіб, які є засновниками (учасниками, членами) підприємств, установ, організацій, з якими вони уклали трудові договори; 3) державних службовців, працівників прокуратури, судів, митних органів; 4) членів виробничих кооперативів, колективних сільськогосподарських підприємств; 5) сезонних і тимчасових працівників за умови, що тривалість їх роботи відповідно до трудового договору перевищує п'ять днів; 6) позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню. Поняття позаштатних працівників втратило в наш час практичне значення, а в зв'язку з цим і правову визначеність. Суворо кажучи, позаштатні працівники - це працівники, які займають такі посади (робоче місце), яких немає у штаті (у штатному розкладі). Однак, наявність чи відсутність у штатному розкладі тієї чи іншої посади не впливає на правове становище працівника. Соціальному страхуванню підлягають всі особи, які мають статус працівників (такого статусу не мають лише особи, які уклали з підприємством, установою, організацією цивільно-правовий договір). Отже, трудові книжки в обов'язковому порядку ведуться на всіх працівників, незалежно від наявності чи відсутності у штатному розписі посади (робочого місця), яку займає працівник. Зрозуміло, і щодо позаштатних працівників повинне додержуватися правило про ведення трудових книжок за умови, що робота відповідно до трудового договору продовжується понад п'ять днів. Трудові книжки на позаштатних працівників не ведуться також у випадках, коли вони працюють за сумісництвом, оскільки ведення трудових книжок по місцю роботи за сумісництвом не передбачено.

9. Законом "Про внесення змін до Кодексу законів про працю України" від 24 грудня 1999 р. у ст. 48 КЗпП були внесені зміни, відповідно до яких обов'язковим є ведення трудових книжок на працівників, які уклали трудові договори з наймачами-фізичними особами (суб'єктами підприємницької діяльності та фізичними особами, які використовують працю найманих працівників у споживчому господарстві). У цьому зв'язку втратило чинність правило абзацу третього п. 1.1 Інструкції, що не передбачає ведення трудових книжок на осіб, які уклали трудові договори з наймачами-фізичними особами. Правило цього ж абзацу про підтвердження трудового стажу довідкою організації, за участю якої було укладено трудовий договір, а також довідкою про сплату внесків (обов'язкових зборів) на соціальне страхування повною мірою повинне застосовуватися до трудових правовідносин, які існували до 13 січня 2000 р. (до дня введення в дію згаданого вище Закону). Але не виключається його застосування і після цього, якщо всупереч ст. 48 КЗпП трудова книжка не велася.

На виконання ст. 241 КЗпП Мінпраці затвердило Порядок реєстрації трудового договору між працівником і фізичною особою. Органи державної служби зайнятості будуть підтверджувати (засвідчувати) запис у трудових книжках про роботу за трудовими договорами із громадянами-наймачами.

10. Набула поширення трудова діяльність осіб, які навчаються на денних (стаціонарних) відділеннях у школах (частина третя ст. 188 КЗпП), професійно-технічних і вищих навчальних закладах, в аспірантурі, ординатурі та докторантурі, а також на курсах. Учням загальноосвітніх шкіл повинні видаватися довідки про трудову діяльність, на підставі яких запис до трудової книжки вноситься підприємством, яке вперше приймає працівника на роботу (коли працівник уже не буде мати статусу учня). Аналогічно оформляються записи про роботу в період навчання в професійно-технічних, вищих навчальних закладах, аспірантурі і клінічній ординатурі, якщо до вступу на навчання відповідні особи не мали трудових книжок. Такий же порядок застосовується і щодо записів про навчання цих осіб. Якщо ж ці особи до вступу на навчання мали трудові книжки, то і запис до трудової книжки про період навчання, і записи про роботу в період навчання робляться навчальними закладами. П. 2.16 Інструкції передбачає це тільки щодо роботи в студентських таборах, при проходженні виробничої практики, при виконанні науково-дослідної госпрозрахункової тематики. Але це правило цілком допустимо застосовувати за аналогією і до інших видів трудової діяльності учнів професійно-технічних училищ, студентів вищих навчальних закладів, аспірантів, клінічних ординаторів і докторантів. Звідси належить зробити висновок про те, що у випадках, коли ці особи, а також учні загальноосвітніх шкіл (денних відділень) працюють, трудові книжки за місцем роботи вестися на них не повинні, як і на сумісників.

11. Із загального правила, згідно з яким обов'язок ведення трудової книжки покладається на власника або уповноважений ним орган, є один виняток. Громадяни, які працюють на основі трудових договорів в іноземних представництвах і в іноземних кореспондентів, співпрацівників міжнародних організацій та прирівняних до них іноземців на території України, повинні подати довідки наймачів і трудові договори до таких установ: 1) в місті Києві - до Генеральної дирекції Київської міської ради з обслуговування іноземних представництв; 2) в Автономній Республіці Крим - до філіалу Генеральної дирекції Київської міської ради з обслуговування іноземних представництв м. Ялти; 3) в областях - до управлінь зовнішніх зносин та зовнішньоекономічної діяльності облдержадміністрацій або підприємств, визначених обласними державними адміністраціями; 4) у місті Севастополі - до Севастопольської міської державної адміністрації.

Названі організації на підставі поданих працівниками трудових договорів і довідок наймачів роблять у трудових книжках працівників записи про прийняття на роботу, переведення, звільнення за таким зразком: "Прийнято на посаду (назва представництва компанії) в Україні", "Звільнений з роботи за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України". Ці установи і зберігають трудові книжки зазначених працівників. Записи в трудовій книжці, внесені представництвами іноземних держав та прирівняних до них іноземних організацій, недійсні.

Іноземні представництва при цьому слід розуміти не тільки як посольства, консульства та інші представництва держав і міжнародних організацій, а і як представництва іноземних суб'єктів підприємницької діяльності та інших суб'єктів приватного права.

12. Пунктом 2.2 Інструкції встановлений загальний семиденний строк з дня прийняття на роботу для заповнення трудової книжки. Від цього строку слід відрізняти п'ятиденний строк, який встановлено частиною другою статті, що коментується, для оформлення трудової книжки працівникам, що стають на роботу вперше.

13. Вартість трудової книжки, яку власник вперше оформляє працівникові при першому вступі на роботу, вкладиша, дубліката трудової книжки стягується з працівника. У разі неправильного початкового заповнення трудової книжки або вкладиша до неї, при псуванні бланка, а також при втраті трудової книжки на підприємстві не з вини працівника, трудова книжка (дублікат) оформляється (видається) власником працівникові без оплати працівником вартості бланка трудової книжки.

Трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах, організаціях. Видача їх працівникам на руки, крім випадків звільнення, не передбачена. У разі необхідності власник або уповноважений ним орган видає працівникові на його прохання виписки з трудової книжки (п. 2.7 Інструкції).

14. Відомості про працівника вносяться до трудової книжки, яка заповнюється при першому влаштуванні на роботу працівника. Прізвище, ім'я та по батькові записуються до трудової книжки повністю (без скорочення і заміни імені та по батькові ініціалами). Ці відомості записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Тут же вказується дата заповнення трудової книжки. Зазначені відомості засвідчуються підписом самого працівника. Нижче цього першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує працівник, відповідальний за видачу трудових книжок, і ставить печатку підприємства (або відділу кадрів підприємства), на якому вперше заповнюється трудова книжка. Аналогічні записи робляться на с. 33 трудової книжки російською мовою.

15. Зміни записів на першій сторінці трудової книжки здійснюються власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі відповідних документів (паспорта, свідоцтва про шлюб, свідоцтва про розірвання шлюбу тощо) з посиланням на номер і дату видачі цих документів. При цьому старі відомості на першій сторінці трудової книжки закреслюються, а нові записуються на внутрішньому боці обкладинки і засвідчуються підписом керівника підприємства, установи, організації (відділу кадрів).

16. Відомостям про роботу належить центральне місце в трудовій книжці. При прийнятті на роботу в графі 3 розділу "Відомості про роботу" як заголовок пишеться повне найменування підприємства. Цей запис, як сказано в Інструкції, робиться "окремим рядком", тобто йому (цьому запису) не присвоюється порядковий номер. Нижче цього запису у графі 1 ставиться порядковий номер запису, у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу. Інструкція вимагає запис про прийняття на роботу робити із зазначенням конкретної назви цеху, відділу, підрозділу, дільниці виробництва (п. 2.14). Це не повністю відповідає ст. 32 КЗпП, яка дає право власникові або уповноваженому ним органу здійснювати переміщення працівника без його згоди в інший структурний підрозділ у межах спеціальності, кваліфікації чи посади, обумовленої при прийнятті на роботу. П. 2.14 Інструкції є ближчим до частини першої ст. 21 КЗпП, яка допускає можливість погодження структурного підрозділу, в якому працівник буде працювати. Запис про структурний підрозділ може бути цілком необхідним, якщо відповідне виробництво назване в списках виробництв, робіт, професій, посад і показників, які дають право на пільгове пенсійне забезпечення. Наявність показників шкідливості, зазначених у названих списках, повинне підтверджуватися Картою оцінки умов праці на робочому місці за результатами атестації. Ці показники можуть зазначатися в трудовій книжці в дужках.

Запис про прийняття на роботу повинен містити зазначення на спеціальність та кваліфікацію (чи посаду). Така вказівка повинна відповідати Класифікатору професій. Це зауваження здається істотним сьогодні, коли ініціатива підприємців особливо виявляється у вигадуванні різного роду нових назв, переважно запозичених з іноземних мов.

У графі 4 після запису про прийняття на роботу робиться зазначення дати і номера наказу про прийняття на роботу. Якщо запис робиться на підставі довідки (про роботу за сумісництвом, про роботу в період навчання), то посилання потрібно робити на цю довідку.

17. У розділі трудової книжки "Відомості про роботу" робиться запис про присвоєння працівникові розряду (абзац шостий п. 2.14 Інструкції). Зниження розряду відповідно до частини другої ст. 96 КЗпП, якщо її буквально тлумачити, присвоєнням розряду не є. Але ж ця стаття передбачає, що відновлення розряду працівникові, якому раніше він був знижений, провадиться у загальному порядку, тобто його відновлення не гарантується, а при відсутності на підприємстві робіт, тарифікованих за більш високим розрядом, і взагалі виключається, що, на нашу думку, робить необхідним внесення до трудової книжки запису про зниження розряду. Якщо працівник виконує роботи, що відносяться до різних професій, то найменування його професії встановлюється за основною роботою (тією, що має найбільшу питому вагу серед виконуваних ним робіт). Запис про присвоєння розряду в цьому випадку робиться тільки за основною професією. Якщо виникає необхідність присвоїти працівникові розряд з професій, до яких належать інші виконувані ним роботи, він повинен у загальному порядку здати кваліфікаційний екзамен, а на присвоєний розряд видається свідоцтво. Запис про присвоєння розряду до трудової книжки при цьому не робиться.

Щодо державних службовців встановлено, що до їх трудових книжок заносяться відомості про присвоєння, зміну та позбавлення відповідного рангу (частина тринадцята ст. 26 Закону "Про державну службу").

18. Записи про тимчасове переведення на іншу роботу до трудової книжки не заносяться. Записи про переведення на іншу постійну роботу заносяться за правилами, встановленим для записів про прийняття на роботу.

19. Окремим рядком до трудової книжки заносяться з посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів такі відомості: 1) про час служби в Збройних Силах України, у складі інших військових формувань і органів внутрішніх справ, на які не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби; 2) про час навчання в професійних навчально-виховних закладах, в інших закладах професійного навчання, у навчально-курсових комбінатах, центрах, пунктах тощо; 3) про час навчання у вищих навчальних закладах, перебування в аспірантурі, клінічній ординатурі; 4) про час догляду за інвалідами I групи або за дитиною-інвалідом до 16 років, а також за пенсіонером, який за медичним висновком потребує постійного догляду, у тому числі за перестарілим, який досяг 80-річного віку; 5) про час одержання допомоги по безробіттю та матеріальної допомоги по безробіттю. Цей запис до трудової книжки безробітного вносить орган державної служби зайнятості населення (п. 15 Положення про порядок реєстрації громадян як безробітних, виплати допомоги по безробіттю та про умови подання додаткової матеріальної та іншої допомоги безробітним і членам їхніх сімей, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29 квітня 1993 р. N 315; 6) перед записом про звільнення осіб працездатного віку власник зобов'язаний зробити в трудовій книжці осіб працездатного віку запис про час, тривалість та місце підвищення кваліфікації за період роботи на даному підприємстві в межах двох років до звільнення (абзац другий п. 4.1 Інструкції).

20. Внесення до трудової книжки інших відомостей не передбачене. Не передбачене, зокрема, внесення до трудової книжки запису про участь у страйку, визнаному судом незаконним. Сама по собі вказівка в частині третій ст. 28 Закону "Про порядок вирішення колективних трудових спорів (конфліктів)" на невключення часу участі в такому страйку у загальний та безперервний стаж, на наш погляд, не є достатньою підставою для внесення відповідного запису до трудової книжки.

21. Власник, який прийняв працівника на роботу за сумісництвом, не вправі вимагати від працівника подання трудової книжки і не зобов'язаний вести на працівника трудову книжку. Однак за бажанням працівника, запис про його роботу за сумісництвом може бути зроблено власником за основним місцем роботи на підставі довідки, що працівник, який вимагає внесення запису про роботу за сумісництвом, зобов'язаний подати з місця роботи за сумісництвом.

22. Запис про звільнення з роботи робиться із зазначенням порядкового номера запису (у графі 1), дати (у графі 2). Запис "звільнений" (у графі 3) робиться з наведенням формулювання (наприклад, "звільнений у зв'язку із закінченням строку трудового договору", "звільнений за прогул") і з посиланням на номер статті, пункт, частину статті Кодексу законів про працю або іншого нормативно-правового акта, на підставі якого проведене звільнення. У графі 4 зазначається дата і номер наказу про звільнення.

23. З кожним записом про прийняття, переведення, звільнення працівник (власник трудової книжки) повинен бути ознайомлений під розписку в особистій картці. Типова форма первинного обліку N П-2 (це і є форма особистої картки) затверджена наказом Міністерства статистики України. В особистій картці повторюються відповідні записи, внесені до трудової книжки.

24. Як виняток, міністерства і відомства за погодженням з відповідними галузевими профспілками можуть дозволити підприємствам, які мають територіально відокремлені структурні підрозділи (розташовані на великій відстані), знайомити працівників із записами в трудових книжках шляхом направлення їм відповідних письмових повідомлень з наступною відміткою про це в особистій картці. Підпис працівника в особистій картці в такому випадку буде замінятися їх підписом на письмовому повідомленні, яке повинне зберігатися разом з особистою карткою. Інструкція, щоправда, не вимагає, щоб повідомлення працівникові про запис у трудовій книжці було письмовим, а також щоб працівник розписувався в одержанні повідомлення, щоб таке письмове повідомлення зберігалося разом з особистою карткою. Але висновок про необхідність додержання таких правил слід зробити з загального правила про необхідність ознайомлення працівника з записами в трудовій книжці під розписку.

25. У трудовій книжці є спеціальний розділ "Відомості про нагородження", куди вносяться відомості про нагородження державними нагородами та відзнаками України. До розділу "Відомості про заохочення" вносяться відомості про заохочення за успіхи у праці. Відомості про премії, передбачені системою оплати праці, до трудової книжки не заносяться.

Перед записами про нагороди і заохочення в графі 3 відповідних розділів трудової книжки у вигляді заголовка пишуться найменування підприємства, установи, організації, у період роботи в яких мали місце нагорода чи заохочення. Кожному запису про нагороду та заохочення присвоюється порядковий номер. Нумерація записів у період подальшої роботи на інших підприємствах повинна продовжувати попередню нумерацію. У графі 2 зазначається дата нагородження (заохочення). У графі 3 зазначається на те, хто нагородив (заохотив) працівника, за які досягнення, якою нагородою (заохоченням). У графі 4 робиться посилання на дату, номер і назву документа, на підставі якого внесено запис до трудової книжки.

Запис про застосування до працівника стягнень до трудової книжки не заноситься. Винятки складають записи про звільнення за п. 3, 4, 7, 8 ст. 40 і за п. 1, 11 ст. 41 КЗпП, коли звільнення одночасно визнається законодавством дисциплінарним стягненням. Але такі записи вносяться до трудової книжки не як записи про стягнення, а як підтвердження припинення трудового договору, що є повністю необхідним для виконання трудовою книжкою того призначення, для якого передбачене ведення трудових книжок (основний документ про трудову діяльність і трудовий стаж).

26. У разі смерті працівника трудова книжка видається його близьким родичам під розписку чи на їх вимогу надсилається поштою. У трудовій книжці померлого (у розділі "Відомості про роботу") робиться запис "Роботу припинено у зв'язку зі смертю". Як і інші відомості про роботу, цей запис супроводжується зазначенням на її порядковий номер, дату припинення трудового договору і посиланням на дату і номер наказу про припинення трудового договору. Посилання на закон, відповідно до якого в цьому випадку припиняються трудовий договір, не робиться, оскільки законодавство про працю не передбачає такої підстави для припинення трудового договору як смерть працівника. Припинення трудового договору у разі смерті працівника законодавство про працю вважає само собою зрозумілим.

27. Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них веде відділ кадрів або інший структурний підрозділ підприємства, установи, організації, який оформляє прийняття і звільнення працівників. У цій Книзі реєструються всі трудові книжки, одержані від працівників при прийнятті на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них, видані працівникові знову, із зазначенням серії та номера. Сторінки Книги обліку руху трудових книжок повинні бути пронумеровані, прошнуровані і скріплені (у кінці) підписом керівника підприємства, установи, організації та печаткою.

28. Інструкція в п. 2.6, 2.8 - 2.10 визначає порядок виправлення неправильних або неточних записів, внесених до трудової книжки. Виправлення робить власник або уповноважений ним орган, який зробив неправильний запис. Якщо підприємство, установа, організація, яка зробила неправильний запис, ліквідоване, виправлення робить правонаступник або вищестояща організація, якій було підпорядковане підприємство. При відсутності вищестоящої організації виправлення робить відповідна архівна установа.

Виправлені відомості про прийняття на роботу, переведення, звільнення, нагородження та заохочення повинні відповідати наказу, на підставі якого провадяться виправлення. У разі втрати наказу або невідповідності змісту наказу фактично виконуваній роботі, виправлення відомостей про роботу здійснюються на підставі інших документів, що підтверджують виконання роботи. Але показання свідків не можуть бути підставою для виправлення відомостей, внесених до трудової книжки.

Внесення виправлень шляхом закреслювання неправильних відомостей не допускається. У разі необхідності внесення виправлень робиться новий запис у трудовій книжці. Виправленому запису присвоюється черговий порядковий номер, у графі 2 зазначається дата внесення виправленого запису. У графі 3 зазначається "Запис за N ___ недійсний. Прийнятий за посадою..."; "Запис за N ___ - недійсний. Поновлений на попередній роботі"; "Запис за N ___ - недійсний, звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України"; "Запис за N ___ - недійсний, звільнений 20.05.96 р.".

29. Дублікат трудової книжки видається у разі втрати трудової книжки підприємством, працівником, а також у випадку, якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгорілою, розірваною, забрудненою).

Якщо трудова книжка стала непридатною, власник або уповноважений ним орган за місцем останньої роботи видає працівникові дублікат трудової книжки (вкладиша до неї). При цьому на першій сторінці трудової книжки, яка стала непридатною, робиться запис "Видано дублікат", а трудова книжка повертається працівникові. Надалі при влаштуванні на роботу працівник пред'являє дублікат. При втраті трудової книжки підприємством, установою, організацією власник зобов'язаний видати дублікат трудової книжки. Природно, працівник при цьому повинен надати допомогу в одержанні відомостей про його попередню роботу. Якщо працівник після звільнення втратив трудову книжку, він зобов'язаний заявити про це за місцем останньої роботи. На власника або уповноважений ним орган покладається обов'язок видати дублікат трудової книжки в п'ятнадцятиденний строк (правда, п. 5.1 Інструкції допускає можливість подовження цього строку в разі ускладнень, які дуже ймовірні з урахуванням необхідності збирання відомостей про попередню трудову діяльність працівника).

Зі змісту Інструкції випливає, що непрямо обов'язок одержання документів, які підтверджують роботу на попередніх підприємствах, установах, організаціях, лежить на працівникові. Власник підприємства, установи, організації за останнім місцем роботи несе в цьому випадку тільки такі обов'язки: 1) внести в дублікат трудової книжки або вкладиша відомості про роботу, нагороди і заохочення за останнім місцем роботи на підставі раніше виданих наказів; 2) сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж роботи, що передувала влаштуванню на роботу на дане підприємство; 3) внести до трудової книжки запис про загальний стаж роботи до влаштування на роботу на дане підприємство на підставі поданих документів, а також записів про прийняття, переведення, звільнення, якщо вони підтверджені документами.

30. При заповненні дубліката трудової книжки (вкладиша до неї) повинні додержуватися такі правила:

1) спочатку в розділі "Відомості про роботу" робиться запис про сумарний загальний трудовий стаж працівника до влаштування на роботу на дане підприємство (кількість років, місяців, днів) без зазначення підприємств, часу і посад, на яких працівник працював. Не зазначаються в сумарному загальному трудовому стажі роботи, а записуються окремим рядком з посиланням на назву, дату і номер документів відомості, зазначені в п. 2.18 Інструкції (про період служби в Збройних Силах, навчання, роботи в колгоспах, догляду за інвалідом та іншими особами, одержання допомоги по безробіттю), а також час перебування в народному ополченні та партизанських загонах, роботи як члена артілі промислової кооперації;

2) після цього загальний стаж роботи, підтверджений належно оформленими документами, записується за періодами роботи на різних підприємствах, в установах, організаціях, посадах. Ці записи, як і запис про загальний сумарний стаж, не нумеруються. Робиться тільки запис про дату (прийняття, переведення, звільнення), підприємство, установу, організацію, посаду. У графі 3 зазначається назва, дата і номер документа, на підставі якого вноситься запис до трудової книжки. Документи, на підставі яких зроблені записи до трудової книжки, повертаються працівникові;

3) після цього із зазначенням порядкових номерів робляться записи про прийняття, переведення та звільнення працівника з підприємства, установи, організації, яке видало дублікат трудової книжки.