Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний в день звільнення видати працівникові належно оформлену трудову книжку і провести з ним розрахунок у строки, зазначені в статті 116 цього Кодексу.

У разі звільнення працівника з ініціативи власника або уповноваженого ним органу  він зобов'язаний також у день звільнення видати йому копію наказу про звільнення з роботи. В інших випадках звільнення копія наказу видається на вимогу працівника.

Коментар:

1. Стаття, що коментується, покладає на власника обов'язок в останній день роботи (цей же день є днем звільнення, він же зазначається в заяві про звільнення і в трудовій книжці як день звільнення) видати працівникові належне оформлену трудову книжку.

Належне оформлення трудової книжки при звільненні означає внесення запису про звільнення із зазначенням причин (підстав, формулювань) і з посиланням на закон. У цей же розділ трудової книжки вноситься запис про підвищення кваліфікації осіб працездатного віку (час, тривалість і місце) за останні два роки до звільнення, у відповідний розділ вносяться записи про нагороди та заохочення. Записи засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним на те посадової особи та печаткою підприємства (відділу кадрів підприємства). У зазначеному порядку засвідчуються і український, і російський тексти записів у трудовій книжці.

2. На підтвердження одержання трудової книжки працівник розписується в особистій картці та книзі обліку руху трудових книжок. Відмову працівника одержати трудову книжку і засвідчити своїм підписом її одержання доцільно підтвердити шляхом складання акта. У противному разі працівник може висунути претензії з приводу несвоєчасної видачі (невидачі) трудової книжки.

Якщо в останній день роботи працівник на роботі був відсутній, власник або уповноважений ним орган надсилає йому поштове повідомлення (доцільно рекомендованим листом, а краще - з повідомленням про вручення) про необхідність одержати трудову книжку.

Пересилання трудової книжки поштою (цінним листом) допускаються тільки за наявності письмової згоди працівника. Якщо трудова книжка вчасно працівником не отримана, то вона зберігається у відділі кадрів підприємства протягом двох років, окремо від трудових книжок працівників підприємства. Після закінчення цього строку трудові книжки, не затребувані звільненими працівниками, зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а після закінчення цього строку знищуються у встановленому порядку.

4. Відповідно до наказів Міністерства статистики України введені в дію типові форми первинного обліку, у тому числі типова форма наказу (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту). Але використання такої форми, як вона опублікована, не завжди є можливим. Справа в тому, що зазначена типова форма не дозволяє докладно викласти обставини, які стали підставою для звільнення. Зазначення ж у наказі про звільнення таких обставин є необхідною, оскільки суд не вправі визнати звільнення законним, виходячи з обставин, з якими власник не пов'язував звільнення (п. 18 постанови Пленуму Верховного Суду України "Про практику розгляду судами трудових спорів"). Відсутність у наказі посилання на обставини, які стали підставою для звільнення, істотно ускладнює для власника доказування того, з якими саме обставинами він пов'язував звільнення. Тому за потреби докладного викладу обставин, які послужили підставою звільнення, наказ готується на звичайному аркуші паперу, але він (наказ) повинен містити всі реквізити типової форми наказу про припинення трудового договору. Водночас сама по собі відсутність у наказі про звільнення посилання на обставини, з якими власник пов'язував звільнення, не є підставою для поновлення на роботі і суд повинен з'ясувати обставини, з якими пов'язувалося звільнення, навіть якщо вони не відбиті в наказі.

5. У разі звільнення з роботи з ініціативи власника він зобов'язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу про звільнення з роботи. Але невидача працівникові копії наказу сама по собі не може бути підставою для поновлення на роботі або для стягнення середнього заробітку за період від звільнення до працевлаштування або до видачі копії наказу. У разі невидачі копії наказу про звільнення на прохання працівника суд вимагатиме пред'явлення наказу власником.