ДСТУ 4163-2003 - Вимоги до оформлювання документів |
Дату дозволено оформлювати у послідовності: рік, місяць, число. Приклад
У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлювання дати, наприклад: 29 січня 2001 року. Дату документа ставлять нижче назви документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку. 5.12Реєстраційний індекс документа складають з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Місце розташованості цього реквізиту залежить від бланка та виду документа. Якщо документ підготували дві чи більше організацій, то реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної з цих організацій, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа. 5.13Посилання на реєстраційний індекс і дату документа містить реєстраційний індекс і дату того документа, на який дають відповідь. Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку. 5.14Місце складення або видання документа зазначають на всіх документах крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту "Довідкові дані про організацію", і розміщують на рівні або нижче реквізитів 11, 12. 5.15Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування) проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа. За потреби його доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу [14]. 5.16Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи їхні назви подають у називному відмінку. Приклад
У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові назва установи входить до складу назви посади адресата. Приклад
Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному. Приклад
Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено. Приклад
Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням адресата не ставлять. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата. До реквізиту "Адресат" входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи мають відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку [13]. Приклад
Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс. Приклад
5.17Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалу(-ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Приклад
У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні. Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера затверджувального документа у називному відмінку. Приклад
Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа. 5.18Резолюція, яку ставить на документі посадова особа, складається з прізвища виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника, дати. Приклад
Резолюцію треба ставити безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання. Якщо на документі немає вільного місця для резолюції, дозволено оформлювати її на окремих аркушах або спеціальних бланках. 5.19Заголовок до тексту документа повинен бути узгоджений з назвою документа і містити короткий виклад його основного смислового аспекту. Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад, наказ (про що?) про створення установи; посадова інструкція (кого?) секретаря-референта; протокол (чого?) засідання правління. Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволено подавати без заголовка. 5.20Відмітку про контроль за виконанням документа позначають літерою "К", словом або штампом "Контроль" на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту. 5.21Текст документа містить інформацію, заради зафіксування якої було створено документ. Організації здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування українською мовою. У населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві, поряд із державною мовою, можна складати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством [6]. Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни адресата чи однією з мов міжнародного спілкування. Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження. Текст оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу. 5.22Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа. Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за такою формою: Додаток: на 5 арк. у 2 прим. Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці назви треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників. Приклад
Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так:
Якщо додатки зброшуровані, то кількість їхніх аркушів не зазначають. Приклад
На велику кількість додатків складають опис, а в самому документі після тексту зазначають:
Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформлюють так:
Додаток до розпорядчого документа повинен мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер. Відмітку роблять у верхньому правому куті першого аркуша додатка. Приклад
5.23Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища. Приклади
Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків. Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб. Приклад
Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їхні підписи розташовують на одному рівні. Приклад
Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар. Приклад
У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому випадку обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом), наприклад: "Виконувач обов'язків", "Заступник". Підписувати документ із прийменником "за" або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено. 5.24Гриф погодження розміщують нижче реквізиту "Підпис". Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища, дати погодження. Приклад
Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформлюють так:
5.25Візою оформлюють внутрішнє погодження документа. Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати завізування. Візу розміщують нижче реквізиту 23, як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа. Приклад
Візу ставлять на примірниках документів, які залишають в організації. 5.26Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства організації. Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ. 5.27Відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів "Згідно з оригіналом", назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче реквізиту 23. Приклад
5.28Прізвище або прізвище, ім'я та по батькові виконавця документа і номер його службового телефону зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа. Приклади
5.29Відмітку про виконання документа і направлення його до справи ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить такі дані: посилання на дату і номер документа про його виконання або коротку довідку про виконання, слова "До справи", номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади і підпис виконавця. Приклад
5.30Відмітка про наявність документа в електронній формі містить повне ім'я файла і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Її ставлять у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. 5.31Відмітка про надійдення (зареєстрування) документа до організації містить такі дані: скорочену назву організації, дату (за потреби - годину і хвилину) надійдення документа і реєстраційний індекс документа, які ставлять у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Відмітку про надійдення документа до організації доцільно ставити за допомогою штампа. 5.32Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" [9]. Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження. 6 ВИМОГИ ДО БЛАНКІВ ДОКУМЕНТІВ ТА ОФОРМЛЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ6.1Для виготовляння бланків організаційно-розпорядчих документів як основні треба використовувати два формати паперу згідно з ГОСТ 9327 - А4 (210 х 297 мм) і А5 (210 х 148 мм). Дозволено використовувати бланки А3 (297 х 420 мм) і А6 (105 х 148 мм). 6.2Бланки документів повинні мати такі береги, мм: 30 - лівий; 10 - правий; 20 - верхній та нижній. 6.3Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів. Дозволено виготовляти бланки за допомогою комп'ютерної техніки. 6.4Бланки документів проектують відповідно до додатка А, де у схемах позначено зафіксовані межі зон розташованості реквізитів. Кожну зону призначено для розташовування певних реквізитів. 6.5Можна використовувати два варіанти розташованості реквізитів - кутовий і поздовжній. 6.6Реквізити розміщують у межах, встановлених схемами, з допуском ±2 мм. 6.7Реквізит 01 розташовують над серединою реквізиту 06 (за його відсутності - реквізиту 07). Реквізити 06, 07, 08, 09, 10, обмежувальні відмітки для реквізитів 11, 12, 13 у межах зон розташування реквізитів треба розміщувати одним із способів: - сцентрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташованості реквізитів); - прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташованості реквізитів). 6.8Встановлюють такі види бланків документів (зразки бланків документів наведено в додатку Б): - загальний бланк для створювання різних видів документів (без зазначання у бланку назви виду документа), крім листа; - бланк листа; - бланк конкретного виду документа (із зазначанням у бланку назви виду документа), крім листа. На основі загального бланка організації можна розробляти бланки структурного підрозділу організації або бланки посадової особи у тому разі, якщо керівник підрозділу чи посадова особа має право підписувати документи. 6.9Загальний бланк залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 06, 07, 08, 09, 14. Дозволено розміщувати обмежувальні позначки для реквізитів 11, 12, 19, 20. Бланк листа залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 06, 07, 08, 09. На бланку листа рекомендовано розміщувати обмежувальні позначки для розташовування реквізитів 11, 12, 13, 16, 18, 19, 20, 21. Бланк конкретного виду документа, крім листа, залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 10, 14, а також обмежувальні позначки для розташовування реквізитів 11, 12, 19, 20. 6.10На бланках організацій - суб'єктів України, що мають право згідно із Законом України "Про мови в Українській РСР" [6, 7] використовувати поряд з українською мови національних меншин, друкують реквізити 06, 07, 08, 09 українською мовою та мовою національної меншини, на одному рівні поздовжнього бланка. 6.11Організації, що ведуть листування з постійними закордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною. Бланки, в яких використано іноземну мову, застосовувати в межах України не рекомендовано. 6.12Залежно від характеру діяльності організації її бланки можна обліковувати. Порядкові номери, що їх проставляють нумератором, друкарським або іншим способом, рекомендовано розташовувати на нижньому березі зворотного боку бланка. 7 ВИМОГИ ДО ДОКУМЕНТІВ, ЩО ЇХ ВИГОТОВЛЯЮТЬ ЗА ДОПОМОГОЮ ДРУКУВАЛЬНИХ ЗАСОБІВ7.1Документи виготовляють на конторській друкарській машинці або за допомогою комп'ютерної техніки. Подані у подальших положеннях розміри стосуються документів, які мають розмір шрифту 12 - 14 друкарських пунктів. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні й доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволено оформлювати рукописним способом. 7.2Текст документів, надрукованих на папері формату А4, рекомендовано друкувати через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1 - 1,5 міжрядкового інтервалу. 7.3Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюють один від одного 1,5 - 2 міжрядковими інтервалами. Приклад
7.4Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5 - 3 міжрядковими інтервалами. 7.5Назву виду документа друкують великими літерами. 7.6Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка назви посади. 7.7Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 мм (28 друкованих знаків). Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не ставлять. 7.8Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа: - 12,5 мм - для початку абзаців у тексті; - 92 мм - для реквізиту "Адресат"; - 104 мм - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа"; - 125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис"; - не роблять відступ від межі лівого берега для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", назви посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ. 7.9За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого берега; другий - через 104 мм. 7.10Якщо в тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкують від межі лівого берега, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал. 7.11Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша. 7.12Оформлюючи документи на двох і більше сторінках, друга та подальші сторінки мають бути пронумеровані. Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.
СХЕМИ РОЗТАШОВАНОСТІ РЕКВІЗИТІВ ДОКУМЕНТІВ
Рисунок А.1- Розташованість реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового бланка
Рисунок А.2- Розташованість реквізитів і меж зон на форматі А4 поздовжнього бланка
ЗРАЗКИ БЛАНКІВ ДОКУМЕНТІВ
Рисунок Б.1- Зразок поздовжнього загального бланка організації
Рисунок Б.2- Зразок кутового бланка листа організації
Рисунок Б.3- Зразок поздовжнього бланка листа організації
Рисунок Б.4- Зразок поздовжнього бланка листа структурного підрозділу організації
Рисунок Б.5- Зразок бланка конкретного виду документа
ПРИКЛАДИ ОФОРМЛЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ
Рисунок В.1- Приклад оформлювання опрацьованого листа організації
Рисунок В.2- Приклад оформлювання наказу (лицьовий бік аркуша) організації, що пройшов державну реєстрацію
Рисунок В.3- Приклад оформлювання наказу (зворотний бік аркуша) організації, що пройшов державну реєстрацію
БІБЛІОГРАФІЯ1 Конституція України. - К., 1997. 2 Закон України "Про затвердження Конституції Автономної Республіки Крим" // Відомості Верховної Ради України. - 1999. - N 5 - 6. - Ст. 43. 3 Закон України "Про внесення змін до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" // Відомості Верховної Ради України. - 2002. - N 11. - Ст. 81. 4 Закон України "Про державну таємницю" // Відомості Верховної Ради України. - 1994. - N 16. - Ст. 93. 5 Закон України "Про інформацію" // Відомості Верховної Ради України. - 1992. - N 48. - Ст. 650. 6 Закон УРСР "Про мови в Українській РСР" // Відомості Верховної Ради УРСР. - 1989. - N 45.- Ст. 631. 7 Закон України "Про внесення змін і доповнень до деяких законодавчих актів України щодо охорони інтелектуальної власності" // Відомості Верховної Ради України. - 1995. - N 13. - Ст. 85 (п. 7). 8 Закон України "Про обов'язковий примірник документів" // Офіційний вісник України. - 1999. - N 18. - Ст. 776. 9 Указ Президента України "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" // Збірник указів Президента України. - 1992. - Жовтень - грудень. - С. 5 - 6. 10 Указ Президента України "Про геральдичні знаки - емблеми і прапори центральних органів виконавчої влади України" // Офіційний вісник України. - 2000. - N 49. - Ст. 2113. 11 Постанова Верховної Ради України "Про Державний герб України" // Відомості Верховної Ради України. - 1992. - N 40. - Ст. 592. 12 Постанова Кабінету Міністрів України "Про Правила користування послугами поштового зв'язку" // Офіційний вісник України. - 1997. - N 52. - Ст. 57. 13 Постанова Кабінету Міністрів України "Про внесення змін до Правил користування послугами поштового зв'язку" // Офіційний вісник України. - 2000. - N 41. - Ст. 1748. 14 Постанова Кабінету Міністрів України "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави" // Офіційний вісник України. - 1998. - N 48. - Ст. 1764. 15 Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) (ведення ЄДРПОУ здійснює Державний комітет статистики України). 16 ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення. 17 ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр зразок. Вимоги до побудови. 01.140.30 Ключові слова:уніфіковані системи документації, організаційно-розпорядчі документи, реквізит документа, бланк документа. ____________
|